پایان نامه بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران استانداری و حوزه ستادی

پایان نامه مقطع کارشناسی

رشته مدیریت بازرگانی

چکیده:

مادرعصری زندگی می کنیم که عصرشگفت انگیز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غیرقابل باور فناوری و خلاقیت است .با عمومیت یافتن سریع دسترسی به کامپیوتر ها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پیشرفته هیچ کشوری نمی تواند اقتصاد قرن بیست و یکمی را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکمی اداره کند.یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم گیری مدیران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقیق ، صحیح ،‌بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت.

طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستمهای اتوماسیون اداری کشور مارافراگرفته است وبسیاری از سازمانها ، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستمها از خود نشان می دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و بکارگیری این سیستمها صرف نمایند اما باید بررسی نمود که چنین سیستمها ی اطلاعاتی تاچه اندازه توانسته به مدیران سازمانها در  بهبود تصمیم گیری  کمک نماید وآیا توانسته چنین سیستمهایی انتظارات مدیران را در تصمیم گیری ها براورده نماید .  هدف اصلی ازاین تحقیق بررسی اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران (استانداری گیلان و حوزه ستادی) می باشد و شامل اهداف فرعی مانند شناسایی یک سیستم اتوماسیون جامع اداری مناسب جهت اطلاع رسانی به مدیران، بررسی و تجزیه و تحلیل آثارونتایج حاصل از سیستم اتوماسیون اداری برتصمیم گیری مدیران، بررسی و شناسایی عوامل موثر بر موفقیت سیستم اتوماسیون اداری از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحت،دقت،بهنگام بودن و اقتصادی بودن، بررسی اثرات اتوماسیون اداری بربهبود فرآیند تصمیم گیری مدیران، ارائه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره برداری می باشد. سیستم اتوماسیون اداری که با مشخصه هایی مانند تعدادنامه ها ی صادره ، تعداد نامه ها ی وارده ،ادراک ، ساعات استفاده  به عنوان متغیرمستقل و بهبود تصمیم گیری مدیران با مشخصه هایی مانند صحت،دقت،اقتصادی بودن،به هنگام بودن به عنوان متغیروابسته مطرح می باشد.

روش تحقیق علی – مقایسه ای می باشد .ونتایج حاصل از تحقیق نشان داد که سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد.و شواهدی بررد فرضیهای چهارگانه  مذکور وجودنداشت

پیشنهاد می گردد مبانی مفهومی اتوماسیون اداری ، در فراگیر ترین شکل خود در ادارات دولتی و در یک قالب مبتنی بر توسعه فرهنگ سازمانی ، به کارکنان آموزش داده شود .و با توجه به سیاستهای کلی دولت در زمینه ایجاد دولت الکترونیک و اتوماسیون اداری که به آن پرداخته شده است برای تحقیق وسیع در سطح ملی در این زمینه ، آماتور از تیم محقق متخصص دارای امکانات تحققاتی وسیع و اساتید مجرب دانشگاه یا همکاری شرکت های متخصص اتوماسیون اداری استفاده شود.

کلیات  تحقیق

1-1مقدمه

 در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی  بابت عدم  تغییر پرداخت خواهیم کرد .

( دکترنوردال ، رئیس اتحدیه جهانی علم و بهره وری : پیام مدیریت )

سازمان ها را در عصر جدید از بکار گیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گریز و گزیری نیست و آینده از ان آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند .

 دسترسی به کامپیوتر و تکنولوژی اطلاعات و رسانه هایا پیش رفته ، مولد شتاب فزاینده هست و شتاب ، این تاثیر را دارد که هر واحدی از زمان را که صرفه جویی می شود از واحد قبلی آن با ارزش تر می سزد . بدین ترتیب حلقه باز خورد مثبتی به وجود می آید که شتاب را شتاب می بخشد .

 گسترش سیل آسای کامپیوتر  در دهه های اخیر ، مهمترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است . به موازات  این تغییر خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت انگیز  است و کارش ، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است .

 آنچه که مدیران در سطوح  مختلف سازمان انجام می دهند و همواره در فضای آن حرکت می نمایند ، تصمیم گیری را می توان جمع آوری و پردزش اطلاعات در نظر گرفت ( صرافی زاده ، ص 56: 1380)

 داشتن اطلاعات دقیق ، مرتبط و به هنگام و سریع باعث  بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت . در این برنامه زمانی ، یک مدیر کار آمد بدون داشتن  اطلاعات مورد نیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست .

 مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرر دادن متغیر های محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیر های آن شناسائی و تدبیر مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمایند . این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد .

 رواج ریز کامپیوتر  در ادارات ، با انتشار  روز افزون محصولات جدید ارتباطی ، کامپیوتری  و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است در ابتدی کار از سیستم های کامپیوتری  برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می شد . اما به مرور زمان  کامپیوتری ها به یکدیگر مرتبط گردیدند . این ارتباط به کاربران اجازه می دهد نه تنها از فایلهای مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند . بلکه می توانند برای یکدیگر پیام ارسال نمایند . امروزه انواع مختلفی از سیستمهای اتوماسیون اداری وجود دارد . سیستم اطلاعات  مدیریت درس طرح مختلف سازمانی و

با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید . کامپیوتر ، سر عت ، دقت و صحت تصمیم گیری را افزایش داده و در نتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا می رود سیستم اتوماسیون تاثیر به سزایی در صحت ، دقت ، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران وحوزه استادی آن را داشته در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران در حوزه ستادی استانداری گیلان را مورد بررسی قرار می گیرد .

2-1 تبیین موضوع تحقیق

 مدیریت و تصمیم گیری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می باشند و بدون تردید ، تصمیم گیری ، مهم ترین کار مدیران ارشد است که به آسانی نیز می توان در آن مرتکب اشتباه  شد . اما اگر کل فرایند را به گونه ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد .

 اغلب مدیران تصمیم گیری را رخدادی منفرد می پندارند که در یک لحظه مشخص از زمان به وقوع می پیوندد. اما در حقیقت، تصمیم گیری فرایند آمیخته با بازی نهایی قدرت ، سیاست ها ، اختلافات شخصی و تاریخچه سازمانی است . رهبرانی که قدرت تشخیص این موضوع را دارند . تصمیماتی به مراتب بهتر از آنهایی می گیرند که کماکان بر این تصور پای می فشارند که تصمیمات ، رخداد هایی هستند تنها در کنترل ایشان . از همین رو است که گفته می شود بعضی از فرایند های تصمیم گیری موثر تر و کار آمد تر از بعضی دیگر هشتند ( گاروین ، ص 64:2001)

در اغلب مواقع ، تصمیم گیران ، یک فرایند جانبدارانه را به کار می گیرند که شاید غیر بهره ورترین و ناکارا ترین راه برای انجام امور باشد . آنها تصمیم گیری را بسان منازعه ای  می بینند که در آن به دفاع پردازش از راه کار های مورد نظر خود می پردازند . اطلاعات را به صورت گزینشی ارائه  می کنند و با خودداری  از ارائه داده های متضاد می توانند موقعیتی متقاعد کننده فراهم آورده ، در برابر مخالف ایستادگی کنند . اما فرایند موثر تر وجود دارد که فرایند       جستجو گر است .

 در طی این فرایند ، افراد مجموعه متنوعی از گزینه ها را پیش روی خود قرار داده و با همکاری یکدیگر بهترین راهکار را جستجو می کنند. هر چند در عمل این رهبری است که تصمیم نهایی را  به کارمی گیرد اما فردی که در فرایند تصمیم سازی مشارکت دارند ، باید باور داشته باشند که دیدگاهشان در نظر گرفته شده و فرصت آن را یافته اند که بر تصمیم نهایی تاثیری  گذارند . موقع تصمیم گیری ، دسترسی به اطلاعات دقیق ، مرتبط ، صحیح و به هنگام ، عامل بسیار  موثری است . هر قدر محیط پیچیده تر باشد سرعت و شتاب افزایش بیشتری پیدا می کند و تصمیم گیری مشکل تر می شود . تنها چیزی که می تواند تصمیم گیری را سهل تر و عدم اعتماد را کاهش دهد اطلاعات مرتبط ، دقیق و به هنگام می باشد . کیفیت اطلاعات و. کارایی فرایند آن ، در  صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود

منابع فارسی:

  1- ابراهیمی ، اردشیر " بررسی عوامل موثر بر رشد دوره های کوتاه  مدت آموزشی مجتمع عالی آموزشی  و پژوهشی آذربایجان " ( پایان نامه کارشناسی ارشد ) ، ( کرج ، موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت ، 1384 )

2-امینی ، سیاوش " مسائل سنجش در تحقیقات اجتماعی  و بحثی درباره مقیاس گاتمن " ( تهران ، نامه پژوهشکده ، سری یک ، شماره یک ، 96-85، بهار 1375 )

3- ایران نژاد مهدی " روش های تحقیق در علوم اجتماعی " چاپ دوم ( تهران ، نشر مدیران 1382 )

4- اتسلندر ، پتر ، روشهای تجربی تحقیق اجتماعی " ترجمه بیژن کاظم زاده ، چاپ پنجم ، ( مشهد ،  معاونت فرهنگی استان قدس رضوی ، 1371 )

5- بک هارد ، ریچرد ، وندی پریتچارد " میدریت تحولات و نو آوری " ترجمه مهدی ایران نژاد  پایریزی ، ( تهران ، نشر مدیران ، 1387 )

6-بهان ، کیت ، هولمز ، دیانا ، " آشنایی با تکنولوژی اطلاعات " ترجمه مجید آذرخش ، جعفر مهرداد ، ( تهران ، سمت ، 1377 )

7-بهشتیان ، مهدی و حسین ابوالحسنی " سیستم های اطلاعاتی مدیریت " ( تهران ، شرکت پردیس 1387 )

8- پارکینسون و رستوم جی " مهارتهای مدیریت " ترجمه ایران نژاد پاریزی ، تهران ، نشر ازده، 1376 .

9- پاتنام ، رابرت و دیگران " سرمایه اجتماعی ، اعتماد ، دموکراسی و توسعه " به کوشش کیان تاجبخش ، ترجمه افشین خاکباز و حسن پویان ، ( تهران ، نشر شیرازه ، 1384).

10-جراحی ، محمد حسین " دولت الکترونیکی ،  فرصت ها ، چالش ها و روند آینده " ( تهران سایت اینترنتی همکاران سیستم ، 1383 )

11-حری ، عباس " آیین نگارش علمی " دبیر خانه هیات امنای کتابخانه های عمومی کشور ( تهران ، چاپ سوم 1381 )

12- خاکی ، غلامرضا " روش تحقیق با رویکرد پایان  نامه نویسی " ( تهران ، انتشرات بازتاب 1382 )

13- دفت ، ریچاردال " تئوری . و طراحی سازمان " ترجمه علی پارسائیان و سید محمد  اعرابی ، ( تهران ، چاپ پژوهش فرهنگی ، 1377 )

14- دولان ، شیمون ال و محمد صائبی ، ( تهران ، موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی ، 1381 .

15-دیوید ، فرد آر " مدیریت استراتژیک" چاپ سوم ، ترجمه علی پارسائیان و سید محمد اعرابی ، ( تهران ، دفتر پژوهشهای فرهنگی ، 1381 )

16-رابینز ، استیفن پی ، رفتار سازمانی " مفاهیم ، نظریه ها ، کاربرد ها " مترجمان ، علی پارسائیان و سید محمد اعرابی جلد اول ( تهران ، انتشارات دفتر پژوهش های فرهنگی ، 1377 )

17-رضائیان ، علی ، " اصول مدیریت " ( تهران ، انتشارات سمت ، بهار 1376 )

18-رفیع پور ، فرامرز " کندوکاوها و پنداشته ها ، مقدمه ای بر روشهای  شناخت جامعه و تحقیقات اجتماعی " چاپ چهاردهم ( تهران ، نشر شرکت سهامی انتشار ، 1381 )

19-  رولی ، جینفر " مبانی سیستمهای اطلاعاتی " ترجمه زهرا سیف کاشانی ، نجیبه افنانی ، ( تهران ، سمت 1380 )

20-زاهدی ، شمس السادات  " تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها در مدیریت امور اداری صنعتی و بازرگانی " ( تهران ، انتشارات مروارید ، 1382 )

21-زاهدی شمس السادات ، " فن آوری اطلاعات و کنترل در عصر اینفوکراسی " مجموعه مقالات دومین همایش علمی و پژوهش  نظارت و بازرسی ، دانشکده مدیریت دنشگاه تهران ( تهران ، سازمان بازرسی کل کشور ، 1384 )

22-زرگر ، محمود ، "ا صول و مفاهیم فن آوری اطلاعات " ( تهران ، نشر بهینه ، 1384 )

23-سارو خانی ، باقر " روشهای تحقیق در علوم اجتماعی "( تهران ، نشر دیدار ، 1385 )

24-سرمد ، مرتضی و دیگران " روشهای تحقیق در علوم رفتاری " ( تهران ، نشر آگاه ، 1380 )

25-شرمر هورن ، جان ر و همکاران " مدیریت رفتار سازمانی " چاپ سوم ، ترجمه مهدی ایران نژاد پاریزی و دیگران ( تهران ، موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت ، 1380 )

26-صرافی زاده ، اصغر و علی علی پناهی " سیستمهای اطلاعات مدیریت " ( تهران ، موسسه انتشاراتی میر ، 1381 )

27-صرافی زده ، اصغر " فناوری طلاعات در سازمان ، IT مفاهیم و کاربرد ها " ( تهران ، انتشارات امیر ، 1383 )

28- طالقانی محمد " مهندسی و مدیریت اطلاعات " ( رشت ، نشر کتیبه گیل ، 1382 )

29-کاتر ، جان " رهبر تحول " ترجمه مهدی ایران نژاد پاریزی و مینو سلسله ( تهران ، موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت )

30- کستلز ، مانوئل " عصر اطلاعات " ترجمه احد علیقلیان ، افشین خاکباز و حسن چاوشیان ، ( تهران ، دفتر پژوهش و بررسیهای خبری ، 1386 )

31-کالینز ، جیمز چارلز و جری پوراس " ساختن برای ماندن " ترجمه فضل اله امینی ، ( تهران ، فرا ، 1380 )