پایان نامه بررسی تاثیر استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری بر بهروری سازمان برق منطقه ای یزد

پایان نامه برای دریافت درجه کارشناسی ارشد

 

(M.A(

گرایش مدیریت بازرگانی-مدیریت تحول

چکیده

 

 

یکی از عواملی که نقش مهمی در افزایش بهره­وری ایفا می­کند، فن­آوری اطلاعات است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط­های اداری، افزایش بهره­وری کسانی است که در این ادارات کار می­کنند. اتوماسیون اداری، ایده نویین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی­رسد. سیستم اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم­های الکترونیکی رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعاتی بین اشخاص در داخل و خارج موسسه مربوط می­شود.

در این مطالعه­ی پیمایشی، تاثیر استفاده از سیستم­ های اتوماسیون اداری بر بهره­وری سازمانی و مولفه­های تشکیل­دهنده­ی آن (کارایی و اثربخشی) مورد ارزیابی قرار می­گیرد.. جامعه­ی آماری تحقیق سازمان برق منطقه­ای یزد است که با استفاده از روش نمونه­گیری تصادفی ساده، 100 نفر به عنوان نمونه­ی آماری انتخاب شدند. ابزار گردآوری اطلاعات، پرسشنامه­­ای سه بخشی بود. پس از جمع­آوری اطلاعات تجزیه و تحلیل نهایی با استفاده از نرم­افزارهایSPSS 16  و Amos 20 انجام شد.

ضریب مسیر برآورد شده نشان می­دهند که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر بهره­وری سازمان برق منطقه­ای یزد، تاثیر مثبت و معناداری داشته است. علاوه بر این، تاثیر استفاده از چنین سیستم­هایی بر مولفه­ی کارایی بهره­وری نیز تایید شد. با این حال سیستم­های مذکور بر مولفه­ی اثربخشی بهره­وری تاثیر معناداری نداشته است. از بین متغیرهای جمعیت­شناختی، تنها سن افراد، تاثیر معناداری را بر بهره­وری سازمانی نشان داد. این رابطه بین سن و مولفه­ی کارایی نیز مشاهده شد.

 

1 فصل اول     کلیات

 

 

1-1 مقدمه

در سا ل­های اولیه قرن بیست و یکم، رویدادهایی که از اهمیت تاریخی به سزایی برخوردار بوده­اند، چشم­انداز اجتماعی زندگی انسان را دگرگون ساخته­اند. یافتن منابع رشد و توسعه کشورها، به عنوان یکی از مهمترین مباحث مورد توجه اقتصاددانان و سیاستگذاران مطرح بوده است .در همین راستا انقلاب فناوری اطلاعات و ارتباطات[1]، با هدف شکل­دهی مجدد بنیان مادی جامعه با سرعتی شتابان در حال پیشروی است (ماتولا، 2006).

 فناوری اطلاعات و ارتباطات از نقش دوگانه­ای در اقتصاد برخوردار است: نهاده برای صنایع استفاده کننده و ستانده برای استفاده کنندگان فناوری. انقلاب فناوری با شاخص های بهبود سریع کیفیت تجهیزات و نرم­افزار به همراه کاهش بسیار زیاد قیمتها همراه می­باشد (پاجولا، 2002).

 با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل­های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه­های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است. اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است؛ همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید نقش و ارزش خاصی دارند، در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات نیز دارای ارزش ویژه­ای هستند. در این راستا بایستی سسیتم­ هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم­هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. سیستم­های اطلاعاتی، که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره­وری بالا موجب می­گردند یکی از پرکاربردترین انواع سیستم­های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می دهد، سیستم اتوماسیون اداری[2] است. اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم­های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود (رای و کالمر، 1995).

با توجه به اهمیت روزافزون استفاده از سیستم­های اتوماسیون اداری، در این پایان نامه تاثیر استفاده از سیستم­های مذکور بر بهره­وری سازمان برق منطقه­ای یزد بررسی می­شود.

 

1-2 بیان مساله

گسترش جمعیت و بوجود آمدن زندگی اجتماعی از جمله عواملی است که سبب ایجاد و توسعه پدیده­ای به نام سازمان می­گردند، سازمانها در ابتدا ساده بودند و کلیه عملیات آنها بصورت حضوری (رودررو) انجام می شد ولی به تدریج با افزایش شهرها و مهاجرت روستائیان به شهرها و همچنین پیچیده شدن زندگی اجتماعی، سازمانها کامل شدند و این تکامل در قرن 21 شدت بیشتری یافته است، بطوریکه قابل مقایسه با سازمانهای ابتدایی نیستند. با عمومیت یافتن سریع دسترسی به کامپیوترها و تکنولوژی­های نوین و رسانه های پیشرفته هیچ کشوری نمی­تواند قرن 21 را بدون زیر ساخت الکترونیکی اداره کند (National science and Technology Council, 1999).

مراحل انجام عملیات در بسیاری از سازمانها به گونه ای است که فعالیت­هایی که قبلاً در طی چند روز انجام می شد، امروز در چند دقیقه و حتی در چند ثانیه همراه با کیفیت بهتر صورت می­گیرند و این نشان دهنده تاثیر فناوری در سازمانهاست، به این ترتیب انجام عملیات با حداقل زمان و هزینه و حداکثر سرعت و دقت به همراه تکنولوژی امن، توجه همه سازمانها را به خود جلب کرده است تا از این طریق یکپارچگی و نظم سازمانها و امکان تبادل اطلاعات فراهم گردد. از عوامل اساسی در توانمندی سازمان در برابر دیگر سازمانها، انجام عملیات با سرعت و دقت بالا می باشد، همچنین برای بقاء و پیشرفت نیاز به فناوری دارند که سیستم­های اتوماسیون اداری (OAS) می توانند از طریق ایجاد تکنولوژی های نوین این هدف را تحقق بخشند.

از سوی دیگر، از آن جا که منابع یک کشور محدود است، افزایش بهره­وری به عنوان یک ضرورت اساسی برای ارتقای استاندارد زندگی یک ملت اهمیت پیدا می کند. در جهان امروز با توجه به محدودیت عوامل مختلف تولید، نیاز به بهره­وری (چه در کشورهای پیشرفته و چه در کشورهای در حال توسعه) امری حیاتی و ضروری است. در همین راستا، یکی از مهمترین اهداف هر سازمان، ارتقای سطح بهره­وری آن است. آن چه در سازمان ها مزیت زقابتی ایجاد می کند، بهره­وری و ترکیب موثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثر بخش بهره­وری همانند سایر مولفه ها و فرایندهای نرم افزاری سازمانی از الزامات کار سازمانی است (نوروزیان­قره­تکان و همکاران، 1390).

طی سالیان اخیر استفاده و بهره گیری از سیستمهای اتوماسیون اداری کشور ما را فرا گرفته است و بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره­گیری و استفاده از این سیستم ها را از خود نشان می­دهند و حتی مبالغ زیادی را جهت راه اندازی و بکارگیری این سیستم ها پرداخت می­نمایند، به همین جهت بحث سیستم­های اتوماسیون اداری که نوعی از سیستم­های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می یابد.

با توجه به اهمیت موضوع در این تحقیق تاثیر سیستم­های اتوماسیون اداری را بر بهره­وری سازمان برق منطقه­ای یزد بررسی می­کنیم. به این ترتیب مهمترین سوالی که در این پایان­نامه به دنبال پاسخگویی به آن هستیم، عبارتست از:

«آیا از دیدگاه کارکنان سازمان برق منطقه­ای یزد، بین میزان استفاده از سیستم­های اتوماسیون اداری و بهره­وری سازمان ارتباط معناداری وجود دارد؟»

 

1-3 اهمیت و ضرورت تحقیق

قرن بیست و یکم عصر جدیدی از انقلاب فناوری و عرصه نوآوری خواهد بود و در این میان فناوری اطلاعات به نحوی گوی سبقت را از سایر صنایع ربوده و در واقع جلوتر از همه وارد قرن بیست و یکم شده است. همگرایی قدرتمند رایانه و فناوری­های اطلاعات و ارتباطات موجب شکل­گیری مدل­های جدیدی از کسب و کار شده­اند. با آغاز عصر فراصنعتی و ورود به قرن بیست و یکم، کار کردن با داده­ها و اطلاعات لازمه کسب موفقیت است (صحراگردجهرمی، 1384).

به علت گسترش بیش از حد پیچیدگی کارها، سازمانها در سالهای اخیر توجه زیادی به فناوری دارند. پیچیدگی موجود کارها در سازمانها ناشی از عوامل اقتصادی، رقابت جهانی، پیشرفت­های فناوری و فشردگی زمان است. در همین راستا یکی از روش­هایی که تحولاتی در سازمان­های کشور پدید می آورد بکارگیری سیستم­های اتوماسیون اداری می­باشد تا از این طریق به اثر بخشی کارها در سازمانها کمک گردد. بدین ترتیب شاهد پیشرفت روزافزون و سریع بکارگیری کامپیوتر و ابزارهای گوناگون جهت یکپارچه کردن عملیات هستیم، همچنین رشد روز افزون وسایل ارتباطی سبب تاثیر بسیار زیادی بر توانمندی سازمانها شده است.

با توجه به این که چنین تحولاتی در سازمانهای کشور جدید است، نقش سیستمهای اتوماسیون اداری در ارائه خدمات مطلوب­تر و توانمند ساختن سازمانها در رویارویی با محیط­های متنوع و در حال تغییر امروزی باید مورد بررسی قرار گیرد. نتایج این بررسی می­تواند در توسعه سیستم های اتوماسیون اداری موثر باشد.

 

1-4 اهداف تحقیق

1-4-1 اهداف علمی

هدف علمی این تحقیق بررسی ارتباط استفاده از سیستم­های اتوماسیون اداری با بهره­وری سازمان­  برق منطقه­ای یزد می­باشد.

1-4-2 اهداف کاربردی

در صورت اثبات وجود ارتباط بین میزان استفاده از سیستم­های اتوماسیون اداری و بهره­وری سازمان، اهمیت سیستم­های اتوماسیون اداری بر مدیران سازمان گوشزد شده تا بدین وسیله و با فراهم کردن امکانات لازم موجبات موفقیت سازمان را فراهم نمایند.

 

1-5 فرضیات تحقیق

پژوهش معمولاً با مجهولی که محقق با آن روبرو است آغاز می­شود. یعنی با موضوع نامعلوم و تردید آمیز. هر وقت با مساله­ای نامعین روبرو هستیم و درباره آن سوالات مبهم وجود دارد که پاسخ آن­ها را نمی­دانیم در آن صورت به دنبال جواب های دقیق برای سوالات خواهیم بود. بهترین روش حل این نوع تردیدها، تدوین فرضیه است. از طریق مطرح کردن مساله در قالب فرضیه ها می­توانیم، روش گردآوری اطلاعات را طراحی کرده سپس در جهت پاسخ دادن به سوالات تحقیق داده­های مورد نیاز را در اختیار داشته باشیم تا با تحلیل آن­ها پاسخ­های علمی برای سوالات تحقیق داشته باشیم.

برای یافتن پاسخ سوال تحقیق، فرضیاتی در قالب دو فرضیه اصلی و دو فرضیه فرعی تدوین شده است. که عبارتند از:

فرضیه­ی اصلی اول: استفاده­ی کارکنان از سیستم­های اتوماسیون اداری، سبب افزایش بهره­وری سازمان می­شود.

فرضیه­ی فرعی اول: استفاده­ی کارکنان از سیستم­های اتوماسیون اداری، سبب افزایش کارایی سازمان می­شود.

فرضیه­ی فرعی دوم: استفاده­ی کارکنان از سیستم­های اتوماسیون اداری، سبب افزایش اثربخشی سازمان می­شود.

فرضیه­ی اصلی دوم: متغیرهای دموگرافیک بر روی بهره­وری اثرگذار هستند.

 

1-6 قلمرو تحقیق

1-6-1 قلمرو زمانی

تحقیق پیشرو یک تحقیق پیمایشی و مقطعی است که در سال 1392 انجام می شود. لذا قلمرو زمانی تحقیق محدود به همین سال می شود.

1-6-2 قلمرو مکانی

این تحقیق با استفاده از نظرات کارکنان سازمان برق منطقه ای یزد به انجام خواهد رسید. بنابراین قلمرو مکانی تحقیق، سازمان برق منطقه­ای استاد یزد می باشد.

 

1-7 روش تحقیق

چون از نتایج این پژوهش می­توان به صورت علمی استفاده کرد از نظر مبنای بنیادی، این پژوهش از نوع کاربردی است. همچنین از آنجایی که محقق در شرایط داخلی یک سازمان حضور پیدا می­کند لذا این پژوهش در زمره مطالعات میدانی نیز قرار می­گیرد. علاوه بر این، تحقیق پیش­رو از نظر روش تحقیق از نوع توصیفی- پیمایشی است.

Investigation the Effect Of Using Office Automation Systems On Organization’s Efficiency (The regional electricity of yazd)

 

Abstract

 

 

One factor that plays a critical role in increasing productivity is information technology. Increasing productivity of organizations is the main reasons for the use of information technology in the office environment. Use of office automation systems in Iran is less than one year. Office Automation System includes all formal and informal electronic systems which relate to contact information between individuals inside and outside of the institute.

In this survey, the impact of usage Office Automation System on the organizational productivity and its components (efficiency and effectiveness), be examined. The statistical population is The Yazd Regional Electric from which a simple random sample of size 100 was selected. The data collection tool was a three-part questionnaire. After gathering, data analysis was performed with SPSS 16 and Amos 20.